Проводите ли вы первую конференцию или тысячную, вам всегда будет хотеться провести ее как можно лучше и успешнее. Если у вас на носу дебютная конференция, вам пригодятся наши советы на тему как провести успешное мероприятие в конференц зале My PrintHUB. И даже если вы уже имеете определенный опыт в этом — проверить себя не будет лишним.

Цель, тема и миссия конференции

Любая конференция должна начинаться с цели. Что вы хотите дать слушателем? О чем будут речи участников? Какую цель вы преследуете? Задайте эти вопросы себе и ответьте на них. То, как вы будете позиционировать свое мероприятие должно повлиять на его проведение. Более того, ответы на эти вопросы вы сможете осветить в промо материалах к вашей конференции.

Дата, время и место

Занимайтесь этими вопросами заблаговременно, чтобы все заинтересованные успели скорректировать свои планы и пригласить друзей, знакомых и коллег присоединиться к походу на конференцию. Если вы объявите о своей конференции за месяц — очевидно, что охват потенциальных слушателей будет больше, что приведет на мероприятие больше людей.

Место проведение должно быть выбрано таким образом, чтобы всем было удобно добраться на конференцию и уехать с нее. Конференц залы My PrintHUB расположены в самом центре, буквально в минуте ходьбы от метро Льва Толстого.

Также будет полезно посмотреть в календарь и проверить, нет ли мероприятий с похожей целевой аудиторией за три дня до, в день проведение и после. С точки зрения потенциального слушателя, тяжело посетить две серьезные конференции с промежутком в несколько дней. Более того, если конкурентная конференция проводится в ту же дату, что и ваша — можно потерять какую-то часть слушателей.

Делегируйте организационные вопросы

Вам обязательно нужны будут помощники в организации конференции. Конференц зал Киев My PrintHUB может стать этим помощником для вас! Мы поможем организовать пространство под ваше мероприятие: расставить столы и стулья, подготовить аппаратуру, организовать кофе-зону, помочь с кейтерингом и другое.

Подумайте о паузах

Если на вашей конференции будет несколько выступающих, подумайте о паузах между их выступлениями. Во-первых, короткие паузы должны быть чем-то заполнены, чтобы слушатели не скучали. Для таких целей можно позвать специального модератора, который будет проводить интерактивы, объявлять лекторов и заполнять паузы.

Также, подумайте о больших паузах. Распишите график, отведя 10-15 минут на короткие перерывы и 20-30 на длинные. В эти промежутки слушатели смогут выпить кофе, чай, отдохнуть или выйти на улицу. Также это отличное время для того, чтобы ваши слушатели познакомились между собой и обсудили обсуждаемые вопросы. Общение — очень важный пункт в успешных конференциях.

Эффектное завершение

Не обрывайте конференцию сразу, придумайте удачное логическое завершение мероприятия. Например, в завершение вы можете организовать интерактив с аудиторией, чтобы еще раз повторить все пройденные темы и задать накопившиеся вопросы. Соберите контактную информацию (хотя бы электронную почту). После конференции вы можете напомнить о себе, отправив какие-то информационные материалы с конференции или фото. Это поставит положительную точку в проведении вашего мероприятия.

Как видите, аренда конференц зала — не главное в проведении успешной конференции. Главное — организация, атмосфера и общение, с чем мы вам с радостью поможем в My PrintHUB!